Padronização de processos: o que é, benefícios e como montar o seu!

O que é?

A padronização de processos acontece quando a empresa começa a organizar, documentar e formalizar todas as suas atividades, definindo um padrão a ser seguido por todos os funcionários, com o objetivo de uniformizar todos os seus processos e atingir todos os objetivos da empresa.

Padronizar processos permite analisar através de indicadores todas as atividades desempenhadas na empresa independentemente do setor. Com isso, é possível gerenciar toadas as atividades com qualidade, realizando correções e melhorias, sempre que possível.

Todos os funcionários devem entender o impacto e as responsabilidades de cada trabalho desempenhado durante o processo, então o ideal seria estruturar todas as atividades e documenta-las para acesso sempre que for necessário.

4 Algumas perguntas básicas que podemos fazer na hora de padronizar algum processo:

Qual a missão desse processo/atividade?

Quais as entradas e saídas desse processo?

Quem são os responsáveis e participantes do processo?

Quais as atividades que compõem o processo e qual é o resultado esperado?

Alguns Benefícios da Padronização de Processos

Formalizar modelos de trabalho: Com as ações daquelas atividades documentadas, qualquer funcionário saberá como executa-la de maneira correta.

Esclarecer como funciona o fluxo das atividades: Descrever como é executado tal atividade e o responsável geral da área, isso esclarece quaisquer dúvidas com relação as suas obrigações e todos conseguem entender como tal atividade impacta no setor.

Usar corretamente os recursos: assim você conseguirá evitar despesas indevidas e prejuízos, além de ajudar a tomar melhores decisões sobre investimentos e ampliação das equipes.

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Evita possíveis acidentes: quando é bem-definido o caminho de um determinado processo é possível reduzir as variações nas atividades e acidentes que poderiam ser evitados

Aumenta sua produtividade: com essa padronização de processos você consegue ver com clareza todas as atividades que estão sendo executadas, sua velocidade, qualidade e preço, com isso é possível prever um aumento da produtividade dos colaboradores.

Melhorar a experiência do cliente: Processos que envolver valor para os clientes necessitam de uma maior atenção durante a padronização, pois seus impactos são imediatos, o que pode acarretar em uma melhora na satisfação dos seus clientes.

Como montar o meu processo de padronização?

Entenda o objetivo da padronização dos seus processos;
Mapeie todos os seus processos da empresa;
Identifique as oportunidades de melhoria na gestão dos seus processos;
Elabore as atividades necessárias e as instruções de trabalho (Simplificado!);
Capacite seus colaboradores para a melhora na execução dos seus processos;
Realize a automação de processos, um exemplo seria utilizar o CosmosERP;
Monitore continuamente todas as atividades que estão em andamento.

BÔNUS: Algumas ferramentas que podem lhe ajudar:

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta estruturada para a resolução de problemas e até mesmo para o gerenciamento de projetos que possibilita identificar os problemas nos seus processos e apresenta diversos meios para solucioná-los. Assim, o PDCA pode ser utilizado para padronizar os seus processos e evitar que problemas atuais continuem acontecendo ou que apareçam problemas futuros.

5W2H

O 5W2H é uma ferramenta de fácil uso e flexível, um checklist de atividades específicas que devem ser desenvolvidas com o máximo de clareza, além de extrema eficiência para os envolvidos em um projeto da empresa. Ele tem como função ajudar a definir as metas a serem alcançadas, os meios utilizados, e tudo que será necessário. Ela é extremamente simples, objetiva e facilitadora, pois auxilia a chegada na ação final desejada. Além de ajudar na execução e no controle das tarefas da sua empresa, o que pode significar uma grande economia de recursos e tempo. Não necessita de nenhum software ou equipamento especifico para sua utilização, somente uma planilha ou quadro, Pode-se definir a sigla com: (What) o que será feito, (Why) porque, (Where) onde, (When) quando será realizado, (Who) quem irá fazer, (How) como e (How much) qual será o custo.

CosmosERP

ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema de Gestão Empresarial que integra todos os dados e processos da empresa em uma única plataforma, melhora a gestão da empresa e otimiza todos os processos que englobam a administração. Existem 2 formas de armazenamento dos Softwares de ERP: em Nuvem (não necessita de uma plataforma física para armazenamento dos dados, pode ser acessado de qualquer lugar) e Local (necessita de uma plataforma física, não sendo necessário acesso a internet e é administrado pela área de TI da empresa).

O Sistema CosmosERP é um Software ERP em nuvem focada em Pequenas, Micros e Médias Empresas, ideal para Comércio, Distribuidoras e Varejo, Indústrias e Assistências Técnicas. Agiliza seus processos, reduz custos e melhora a rentabilidade de forma prática e eficaz.

Canvas

O Canvas (Business Model Canvas) é um mapa visual pré-formatado, uma ferramenta de planejamento estratégico disponibilizada com principal objetivo de estruturar modelos de negócios novos ou existentes, que permite uma análise e visualização do modelo de atividade no mercado.

Seu principal objetivo é fazer com que você realize um planejamento de sucesso para seu negócio de forma pouco burocrática, tendo diversos insights e ideias durante o processo Muitas empresas disponibilizam essa análise de modelo de negócios, uma delas é o Sebrae. Esse mapa visual contém 9 blocos:

Diagrama Ishikawa

Mais conhecido como Diagrama Espinha de Peixe, o Diagrama Ishikawa é uma ferramenta que busca determinar causa e efeito dentro da padronização de processos, utilizada para a análise de dispersões no processo.

O Diagrama Ishikawa é uma das ferramentas mais utilizadas no gerenciamento do controle de qualidade, ela classifica as causas dos problemas em 6 tipos de causas: Método, Máquina, Medida, Meio Ambiente, Mão-de-Obra, Material.

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